Le cadre juridique
En France, la dématérialisation des factures n'a pas obligatoirement de valeur légale. Pour cela, elle doit répondre aux articles 289 bis et 289 V du Code général des impôts (CGI). On parle alors de dématérialisation fiscale.
Le respect de formalités préalables est un premier lieu indispensable. Le système de facturation électronique doit avant tout garantir l’authenticité de l’origine des factures ainsi que l’intégrité de leur contenu.
Fonctionnement et règles à respecter :
- L’émetteur peut transmettre à un même destinataire un lot de factures en ne mentionnant qu’une seule fois les mentions communes à ces factures sous certaines conditions.
- Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original :
- sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai de droit de reprise (soit trois ans),
- sur tout support au choix de l’entreprise pendant les trois années suivantes.
- La facture émise et celle reçue doivent être identiques et restituables par l’entreprise à laquelle l’administration en fait la demande, dans un format habituellement admis dans les usages commerciaux. Par conséquent, l’administration doit pouvoir, à des fins de contrôle, accéder en ligne à ces factures et aux données jointes.
- Un système de télétransmission répondant à certaines normes techniques :
- identité du message émis et reçu.
- tenue d’une liste récapitulative et du fichier des partenaires